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Manter uma empresa no Simples Nacional não depende apenas do pagamento mensal do DAS. Débitos tributários, declarações não transmitidas, inconsistências cadastrais e pendências perante estados ou municípios podem comprometer a situação fiscal do negócio e, em determinadas circunstâncias, levar até à exclusão do regime.
O problema é que muitas dessas irregularidades não aparecem na rotina operacional da empresa. O negócio continua vendendo, emitindo notas e movimentando recursos enquanto obrigações em atraso se acumulam nos sistemas fiscais.
Para regularizar empresa no Simples Nacional, portanto, não basta identificar uma guia vencida e efetuar o pagamento.
É necessário descobrir a origem das pendências, verificar em qual órgão cada débito está sendo administrado, corrigir eventuais declarações e analisar se existe algum procedimento de exclusão em andamento.
Esse cuidado também precisa estar conectado à análise do regime tributário. Empresas que cresceram, alteraram suas atividades ou passaram a operar com uma estrutura diferente podem aproveitar a regularização para verificar se o enquadramento atual continua adequado.
Esse tema é aprofundado no conteúdo sobre reenquadramento tributário e permanência no Simples Nacional.
Para regularizar empresa no Simples Nacional, o primeiro passo é realizar um diagnóstico fiscal completo para identificar débitos, declarações em atraso, inconsistências cadastrais e notificações existentes.
Depois, as pendências devem ser tratadas conforme sua natureza, por meio de pagamento, parcelamento, transmissão ou retificação de declarações e atualização cadastral.
Quando houver Termo de Exclusão, também é necessário observar o prazo concedido para regularização e, se houver fundamento, avaliar o procedimento de contestação.
Em outras palavras, regularizar o Simples Nacional exige olhar tanto para os valores devidos quanto para as obrigações fiscais que deram origem às pendências. Pagar uma guia isoladamente não garante, por si só, que toda a situação fiscal da empresa tenha sido resolvida.
O Simples Nacional reúne diferentes tributos em uma sistemática simplificada de arrecadação, mas isso não elimina as responsabilidades fiscais, cadastrais e declaratórias das microempresas e empresas de pequeno porte.
Entre as situações que podem provocar irregularidades estão:
Além de resolver a pendência existente, é recomendável compreender por que ela surgiu. Falhas recorrentes de cadastro, apuração ou controle podem gerar novos débitos nos meses seguintes.
Por isso, a regularização deve estar conectada a uma gestão tributária mais estruturada.
A análise apresentada no artigo sobre consultoria tributária e revisão de impostos ajuda a entender como a conferência periódica das rotinas fiscais reduz esse tipo de risco.
As condições de enquadramento, permanência e exclusão estão relacionadas às regras do Estatuto Nacional da Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte, instituído pela Lei Complementar nº 123/2006, além das regulamentações do Comitê Gestor do Simples Nacional.
Não necessariamente. A existência de um débito não significa que a empresa será retirada do regime imediatamente.
Entretanto, pendências perante a Receita Federal, a Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional, estados ou municípios podem fundamentar procedimentos de exclusão.
Nesses casos, o contribuinte pode receber um Termo de Exclusão acompanhado da relação de irregularidades identificadas.
Por esse motivo, uma empresa que possui débitos não deve esperar pela exclusão para agir.
Quanto antes a situação for analisada, maiores são as possibilidades de organizar pagamento, parcelamento, correção de declarações e fluxo de caixa.
Não existe uma única guia ou procedimento capaz de resolver todos os casos. A forma correta de regularização depende do tipo de irregularidade encontrada e do estágio em que o débito se encontra.
Um processo de regularização pode ser organizado nas seguintes etapas:
A última etapa é especialmente relevante. Uma guia paga pode levar algum tempo para ser processada e, além disso, podem existir outras pendências que não estavam vinculadas diretamente àquele débito.
O Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – Declaratório (PGDAS-D) é utilizado para informar mensalmente as receitas da empresa e calcular os tributos abrangidos pelo regime.
Não basta observar se o DAS foi pago. A empresa também precisa verificar se todas as competências foram transmitidas corretamente e se o faturamento foi segregado conforme o tipo de receita e a tributação aplicável.
Desde 2026, as regras relacionadas à penalidade pelo atraso na transmissão do PGDAS-D foram alteradas. A empresa deve, portanto, evitar deixar competências em aberto, mesmo quando enfrenta dificuldades financeiras para quitar o imposto.
A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS) reúne informações anuais das empresas optantes pelo Simples Nacional.
A obrigação não deve ser confundida com o pagamento mensal do DAS. Uma empresa pode estar com seus tributos pagos e, ainda assim, apresentar pendência relacionada à entrega de informações.
Por isso, o diagnóstico para regularizar a empresa deve contemplar obrigações principais e acessórias.
O Documento de Arrecadação do Simples Nacional vencido é uma das situações mais frequentes na regularização fiscal.
Nesse caso, é necessário descobrir onde o débito está sendo administrado. Conforme orientação do serviço oficial do Governo Federal para parcelamento de dívidas do Simples Nacional, os débitos podem ser parcelados junto à Receita Federal enquanto não tiverem sido encaminhados para inscrição em Dívida Ativa da União.
Depois desse encaminhamento, a negociação passa para a Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional.
Essa diferença é operacionalmente importante porque determina onde a empresa deverá realizar a negociação.
Segundo as informações oficiais disponíveis em 2026, débitos do Simples Nacional administrados pela Receita Federal podem ser parcelados em até 60 prestações, observadas as condições e o valor mínimo aplicável.
A Receita Federal esclarece as regras do parcelamento do Simples Nacional, incluindo quantidade de prestações, atualização dos valores e condições para validação do pedido.
O parcelamento, entretanto, não deve ser tratado apenas como uma ferramenta para retirar uma restrição fiscal. As prestações precisam caber no fluxo de caixa juntamente com o DAS corrente, folha, fornecedores, empréstimos e demais despesas.
Quando a empresa negocia uma dívida antiga e continua deixando novos impostos vencerem, o problema fiscal apenas muda de formato.
Depois que determinados débitos são inscritos em Dívida Ativa da União, sua administração passa para a Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional.
Nesse estágio, as condições de negociação podem ser diferentes daquelas existentes para dívidas ainda administradas pela Receita Federal.
Por isso, um diagnóstico tributário precisa classificar os débitos de acordo com o órgão responsável antes de definir a estratégia de regularização.
Outro erro é limitar a análise à esfera federal.
Como o Simples Nacional envolve tributos de diferentes entes federativos, uma empresa pode estar regular perante a Receita Federal e ainda possuir impedimentos estaduais ou municipais.
Dependendo da atividade, devem ser analisados:
| Situação encontrada | Procedimento normalmente necessário | Onde verificar |
| DAS vencido | Pagamento ou parcelamento | Portal do Simples Nacional / Receita Federal |
| Débito inscrito em Dívida Ativa | Negociação conforme modalidade disponível | PGFN |
| PGDAS-D não entregue | Transmissão das competências pendentes | Portal do Simples Nacional |
| PGDAS-D incorreto | Retificação e revisão da apuração | Portal do Simples Nacional |
| DEFIS pendente | Entrega da declaração | Portal do Simples Nacional |
| Débito de ICMS | Regularização conforme regras estaduais | Secretaria de Fazenda competente |
| Débito de ISS | Regularização conforme regras municipais | Prefeitura responsável |
| Cadastro irregular | Atualização cadastral | Órgão responsável |
| Termo de Exclusão | Análise das pendências, regularização e avaliação de eventual contestação | DTE-SN / sistemas oficiais |
| Empresa excluída | Corrigir impedimentos e avaliar nova opção pelo regime | Portal do Simples Nacional |
A ordem das providências pode variar. Em algumas situações, é preciso transmitir declarações pendentes para que os valores sejam constituídos corretamente e apenas depois realizar pagamento ou parcelamento.
O recebimento de um Termo de Exclusão exige análise imediata, mas isso não significa que a empresa deva simplesmente pagar qualquer valor apresentado sem conferência.
Primeiro, é necessário verificar quais irregularidades fundamentaram o procedimento e comparar essas informações com a escrituração, os pagamentos realizados e as declarações transmitidas.
Na prática, a empresa deve conferir:
Também é necessário acompanhar os canais eletrônicos oficiais utilizados pela administração tributária. Ignorar uma comunicação não impede que determinados prazos comecem a produzir efeitos.
Uma revisão mais ampla pode ser útil principalmente para empresas que já vinham apresentando aumento da carga tributária. O conteúdo sobre planejamento tributário e erros que aumentam o pagamento de impostos mostra como falhas de enquadramento e ausência de revisão podem gerar impactos acumulados.
Sim, desde que volte a atender às condições exigidas para ingresso no regime e faça a solicitação dentro do período previsto na legislação.
Para 2027 existe uma mudança relevante: empresas já constituídas que não estejam no regime e desejem ingressar no Simples Nacional devem observar o novo calendário.
A Receita Federal informa que a opção pelo Simples Nacional para 2027 deve ser realizada entre 1º e 30 de setembro de 2026. A mudança antecipa uma decisão que anteriormente era concentrada em janeiro.
Isso significa que empresas que foram excluídas ou pretendem retornar ao regime precisam diagnosticar e tratar seus impedimentos antes da solicitação.
Deixar a revisão para os últimos dias do prazo aumenta o risco de identificar débitos ou inconsistências sem tempo hábil para solucioná-los.
Sim. O Simples Nacional continua existindo, mas a Reforma Tributária do Consumo altera pontos importantes da relação das empresas optantes com a CBS e o IBS.
Em setembro de 2026, empresas já optantes ou que pretendem ingressar no regime precisam observar as regras aplicáveis à escolha da forma de recolhimento desses novos tributos em 2027.
O modelo cria a possibilidade de permanência na sistemática unificada ou, conforme as condições previstas, adoção do chamado modelo híbrido para CBS e IBS.
Essa decisão não deve ser tomada apenas comparando uma alíquota isolada. É necessário analisar perfil dos clientes, possibilidade de geração de créditos, margem, cadeia comercial, faturamento, folha, custos e impactos financeiros.
Empresas que ainda estão avaliando os efeitos dessa transição podem aprofundar o tema no conteúdo sobre Reforma Tributária e adaptação financeira das empresas de serviços.
Quitar apenas as guias encontradas pode deixar declarações, cadastros ou outros débitos pendentes.
Impacto: a empresa acredita que resolveu o problema, mas continua com irregularidades fiscais.
Como evitar: mapear toda a situação fiscal antes de definir os pagamentos.
Nem toda irregularidade é financeira. PGDAS-D, DEFIS e outras obrigações precisam ser analisadas independentemente da existência de imposto a pagar.
Impacto: manutenção de pendências e possibilidade de multas.
Como evitar: revisar todas as competências e obrigações acessórias da empresa.
Notificações eletrônicas podem envolver débitos, inconsistências cadastrais e procedimentos de exclusão.
Impacto: perda de prazos para correção ou contestação.
Como evitar: estabelecer uma rotina de monitoramento dos canais oficiais utilizados pelos fiscos.
O parcelamento cria um compromisso mensal adicional que precisa coexistir com os tributos correntes.
Impacto: a empresa paga parcelas antigas, mas passa a atrasar novos impostos.
Como evitar: projetar parcelas, DAS corrente, folha, fornecedores e demais compromissos antes de assumir a negociação.
Consultar somente a situação federal pode deixar débitos de ICMS, ISS ou problemas cadastrais sem tratamento.
Impacto: permanência de restrições mesmo depois de regularizar os débitos federais.
Como evitar: incluir todas as administrações tributárias relacionadas às atividades da empresa no diagnóstico.
Solicitar ingresso no regime não corrige automaticamente débitos e irregularidades.
Impacto: possibilidade de indeferimento da solicitação.
Como evitar: antecipar a análise e solucionar as pendências antes do período de opção.
Regularizar a empresa não significa apenas evitar cobranças. Uma situação fiscal organizada melhora a capacidade de gestão e reduz a exposição a problemas que podem aparecer em momentos importantes do negócio.
Entre os principais benefícios estão:
Há ainda um ganho estratégico: a regularização cria uma base confiável para avaliar se o Simples Nacional continua adequado.
Dependendo do faturamento, atividade, folha salarial, margem, perfil dos clientes e estrutura de custos, outro regime pode merecer análise. Regularidade fiscal e escolha tributária são temas diferentes, mas precisam conversar entre si.
Sim. O débito pode, conforme sua situação, ser pago ou incluído em modalidade de parcelamento disponível. Antes disso, é necessário verificar se ele ainda está sob administração da Receita Federal ou se já foi encaminhado à Dívida Ativa.
Para débitos abrangidos pelo parcelamento ordinário administrado pela Receita Federal, o limite informado pelo órgão é de até 60 prestações, respeitadas as condições e o valor mínimo aplicável ao parcelamento.
Não necessariamente. A existência de pendências pode, contudo, resultar em procedimento de exclusão. Caso a empresa receba uma notificação ou Termo de Exclusão, deve analisar os débitos e os prazos aplicáveis imediatamente.
Sim. As competências pendentes precisam ser transmitidas e os eventuais valores apurados devem ser tratados. A transmissão da declaração e o pagamento do tributo são obrigações relacionadas, mas distintas.
Para empresas já constituídas que não estejam enquadradas no regime e pretendam ingressar no Simples Nacional em 2027, a Receita Federal estabeleceu o período de 1º a 30 de setembro de 2026.
Não necessariamente. Ainda podem existir declarações não entregues, inconsistências cadastrais, débitos estaduais ou municipais e outras obrigações pendentes. Depois do parcelamento, é recomendável realizar uma nova consulta fiscal.
A regularização eficiente começa pela identificação precisa das pendências. Débitos, PGDAS-D, DEFIS, notificações fiscais, inscrições estaduais e municipais e eventuais valores inscritos em Dívida Ativa precisam ser analisados de acordo com sua origem.
Depois do diagnóstico, cada problema deve receber o tratamento correspondente: pagamento, parcelamento, transmissão de declaração, retificação, atualização cadastral ou análise de eventual procedimento de exclusão.
O processo, porém, não deve terminar quando as pendências desaparecem dos sistemas. A empresa precisa criar controles para acompanhar faturamento, apuração, vencimentos, enquadramento tributário e comunicações dos órgãos fiscais.
Em 2026, essa organização se tornou ainda mais relevante. O novo calendário para opção pelo Simples Nacional e as decisões envolvendo CBS e IBS ampliam a necessidade de planejamento antes de 2027.
Regularizar empresa no Simples Nacional, portanto, significa corrigir o passivo existente, confirmar a conformidade fiscal e estruturar processos que reduzam o risco de as mesmas pendências voltarem a aparecer.
Se sua empresa possui débitos, declarações pendentes, recebeu um Termo de Exclusão ou precisa avaliar sua permanência no regime, o primeiro passo é compreender exatamente a situação fiscal antes de tomar decisões sobre pagamentos e parcelamentos.
A Solucionar Soluções oferece serviços de Contabilidade Premium, Consultoria Tributária, BPO Financeiro, Implantação de Sistemas e Gerenciamento de Projetos, conectando a rotina contábil e tributária às necessidades de gestão da empresa.
Esse acompanhamento permite identificar pendências, revisar obrigações, organizar processos e avaliar os impactos financeiros e tributários das decisões empresariais, inclusive diante das mudanças do Simples Nacional e da Reforma Tributária.
Se a sua empresa precisa entender quais pendências existem e quais procedimentos devem ser adotados para regularização, converse com a equipe da Solucionar Soluções para solicitar uma análise da situação contábil e tributária do negócio.
